Manualer

Det finns många typer av teknisk produktinformation. Det kallas till exempel manualer, instruktioner, beskrivningar eller kataloger. Vi kallar det manualer för nu. Vidare finns det ett antal olika direktiv och förordningar att förhålla sig till när det gäller manualer, varav maskindirektivet är det mest kända. Direktiven styr vilken information som måste finnas med, vilka språk det ska översättas till och en hel del andra regler.

Mycket av den information som tas fram idag författas i formatet XML (Extensive Markup Language). En av fördelarna med XML är att det stöds av många olika editeringsverktyg. Det betyder att inga dyra licenser av något speciellt verktyg är nödvändiga för att kunna författa informationen. Det är många år sedan branschen började prata om det papperslösa samhället, men det är först under de två senaste åren som något annat än PDF efterfrågats. Just nu är det stor efterfrågan på responsiv HTML.

Om ni vill göra en stor leverans med komplett dokumentation kan ni med hjälp av olika filter och meta-data visa bara det som gäller just för en specifik mottagare. Ett sådant system är möjligt idag men kräver mycket förberedelse. Det är en bra idé att skapa ett visionsdokument där ni definierar vad ni vill kunna göra med er dokumentation om 3-5 år. Utifrån det går det sedan att förbereda struktur och meta-data så att er vision blir möjlig.

Text till bild

På Devarion arbetar vi mycket med ett koncept där våra teknikillustratörer omvandlar så mycket text som möjligt till bilder. Informationen blir lättare att ta till sig och det minskar eventuella översättningskostnader.

Standarder

En av de standarder vi arbetar med är S1000D, som är en standard för att dela in användar- och underhållsinformation i återanvändbara moduler. Denna standard har sitt ursprung i försvarsindustrin och används även av större bolag inom bland annat marin- och flygindustrin.

Att tänka på vid manualproduktion:

  • Vem skriver vad för vem och varför?
  • Indelning av rätt information i rätt manual
  • Ifrågasätt produktdesign som kräver mycket text/bild eller är komplex att beskriva. Genomtänkt design skapar förutsättningar för bra produktinformation,  användbarhet och även mängden produktinformation som behövs. 

Vad är skillnaden på underhållsmanualer och servicemanualer?

Vår definition:

  • Underhåll: uppgifter som okvalificerad personal kan utföra utan utbildningar.
  • Service: Ackreditering eller utbildning krävs. En servicetekniker är oftast utbildad på de produkter den gör service på.


I många fall finns det en manual för handhavande (användarmanual) för konsumentprodukter. Den innehåller ofta ett avsnitt med underhåll som kan utföras av en vanlig konsument. Användaren kan själv till exempel byta filter, göra lättare felsökning och inspektera status på komponenter. Om någon ytterligare åtgärd behövs måste en servicetekniker kontaktas.

När produkten behöver skruvas isär och få delar utbytta ska detta alltså göras av en annan målgrupp, nämligen serviceteknikerna. De behöver ha en servicemanual som beskriver tillvägagångssättet. En servicemanual har en betydligt mer detaljerad nivå på information än en användarmanual.

Alltför ofta saknas en eftermarknadsplan och därmed också en underhållsplan (maintenance schedule). Hur ofta ska olika delar kontrolleras, hur länge ska produkten gå innan den byts? Eftermarknadsstrategier är bland det viktigaste hos produktproducerande företag idag. En försäljning av en produkt drar in en summa pengar nu. En serviceplan för de kommande 20 åren är det företaget ska leva på i framtiden.

För att dra ner kostnader:

  • Beskriv alla reservdelar i reservdelslistan i manualen var för sig och hur de byts enligt gängse direktiv. Undvik att bara skicka med en ritning.
  • Beskriv inte hur man byter alla reservdelar i manualen. Skicka istället med en instruktion med varje reservdel vid beställning av den. Manualen blir färdig tidigare och överflödig information minimeras.

Quick guides

En snabbguide, lathund eller quick guide är oftast en visuell instruktion komprimerad till en sida som ska visa hur enkel en produkt är att komma igång med. Användaren leds framåt genom numrering eller pilar som visar i vilken ordning arbetsuppgifterna ska utföras. Den innehåller minimalt med text för att få ner översättningskostnaderna. Optimalt är att ha en quick guide som gäller för alla språk.

  • Ha alltid en tydlig friskrivningsklausul på framsidan, av typen ”Denna quick guide ersätter inte installationsmanualen”.
  • Kom ihåg att ta med varningar!
  • Ibland är text lämpligare.

Checklistor

Att ha checklistor som komplement till procedurer, eller att till och med kunna skjuta ut en checklista från en instruktion i XML med automatik, gör att du som produktägare kan kontrollera vissa procedurer, till exempel för garanti-åtaganden. Om ni har andra bolag som sköter installation och service åt er kan ni övervaka direkt eller i efterhand och få koll på att alla moment är åtgärdade och checklistan är underskriven.

  • Anpassa gärna formatet till situationen. Är det lämpligt med en app i telefonen eller är ett utskrivet formulär bättre? Tänk på var jobbet ska utföras och vem som ska samla in data. Är det ute i fält, så att serviceteknikern kan föra in data direkt i en app, eller är det på hemmakontoret där någon för in resultaten från skrivna formulär?

Marknadsmaterial

Behöver era kunder bättre förstå fördelarna med era produkter? Eller vill ni visa hur framtiden kan se ut?

På Devarion har vi konsulter med kompetens inom både teknisk information och marknadskommunikation. Vi skapar information och utifrån er tekniska dokumentation kan vi hjälpa till att formulera era säljargument i relevanta marknadstexter, som era kunder kan relatera till sina behov.

Med vår tekniska förståelse kan vi fylla ett glapp mellan våra kunder och de traditionella reklambyråerna, genom att knyta ihop teknik och marknad. Vi har lång teknisk erfarenhet från många olika branscher.

Utöver säljargumentation och marknadstexter gör vi även professionella animationer, foton, bilder och presentationer. Med hjälp av fotorealistiska bilder kan vi visualisera en tänkt framtid och visa hur era produkter skulle kunna se ut i jämförelse med dagens verklighet. Det här blir ett utmärkt sälj- och marknadsmaterial att visa upp i er marknadsföring, exempelvis på mässor och kundmöten.

  • Utgå ifrån den tekniska dokumentation ni redan har när ni skapar ert marknadsmaterial. Genom att förenkla och anpassa informationen för era målgrupper får ni fram ett bra och relevant marknadsmaterial med genomtänkta och genuina säljargument.

Processdokumentation

Vad betyder processdokumentation för dig? Är det dokumentation för processindustrin? Eller är det att dokumentera en process, som till exempel kvalitetsprocessen på ett företag? För oss kan det vara båda varianterna.

 

Processindustri

Ni står inför en slutleverans och ska plocka ihop fem pärmset, med 8 pärmar i varje, men bara hälften av underleverantörerna har skickat in sina bidrag till leveransen. Känns det bekant?

En av de svåraste delarna av en leverans inom processindustrin är just att det finns så många underleverantörer. Det gör det svårt att få samma utseende och struktur på helheten. Det är komplext nog att förstå vad som ska ingå i pärmen och att få tag på just den leverantören. En av våra första kunder har den här typen av projekt och där stöttar vi med att bygga ihop elektroniska leveranser.

Det viktiga här är att arbeta med rätt processer och kravställningar, för att få dokumentation av leverantörerna med den struktur och det innehåll man önskar och framför allt få den i tid.

  • Se till att ta fram bra kravställningsdokumentation, som inköpsavdelningen kan använda när delar köps in. På så sätt får ni en bättre struktur och alla krav är definierade och rätt ställda från början.

Dokumentation av processer

Vi arbetar åt kommuner, landsting och större organisationer med bland annat processer kring deras hantering av teknisk dokumentation.

Det har visat sig att det inte spelar någon roll om vi tar fram instruktioner eller beskrivningar kring ett flygplan eller om hur en kommun ska hantera klagomål på sophämtningen. En instruktion är en instruktion, oavsett sammanhang. Samma regler gäller. Enkelhet, tydlighet och målgrupps-anpassad information fungerar för att beskriva alla former av processer.

Reservdelskataloger

Att ha en eftermarknadsstrategi är inte alla förunnat. Det är många företag som inte har tittat närmare på detta, utan istället försöker hjälpa sina kunder genom att leverera de reservdelar de behöver när de behöver dem. På sikt kan det vara en dyr lösning, då kostnaderna för att underhålla alla reservdelar under många år snabbt äter upp vinsten från försäljningen. Idag ger företag nästan bort produkter, bara de får skriva ett serviceavtal. Det är på eftermarknaden  pengarna ska tjänas. 

På senare år har vi arbetat mycket med serviceportaler.  Det centrala i en sådan är en reservdelskatalog. Med dagens teknik går det att skapa interaktiva modeller där du direkt kan snurra runt, spränga isär och peka ut den reservdel du behöver. Lägg den direkt i en varukorg eller högerklicka och välj instruktionen för hur du byter ut den. Du kan då öppna eller ladda ner instruktionen i lämpligt format eller titta på en animation inne i serviceportalen. Möjligheterna är många.  

Det är alltså möjligt att preparera sitt data, det vill säga CAD-modeller och teknisk dokumentation, för att vara beredd på denna förändring.

Fördelar med effektiv reservdelshantering och -information: 

  • Minskad tid för driftstopp på maskiner och utrustning 
  • Mindre risk för felbeställningar 
  • Minskade tryck- och distributionskostnader för reservdelskataloger (pappersversioner) 
  • Möjlighet att upptäcka onormalt slitage tidigare genom genererade rapporter på förbrukade reservdelar
  • Högre servicenivå och leveranskvalitet

  • Märk ut reservdelarna redan i CAD-filen så kommer hela reservdelshanteringen bli lättare från början. Detta kan också underlätta olika typer av automation.  

Tekniska beskrivningar

Har du en teknisk produkt du behöver beskriva? Det är svårt att balansera språket mellan marknadsfolkets behov av säljande texter och teknikernas behov av fakta. Just tekniska beskrivningar, produktblad eller broschyrer har sällan bara en målgrupp.

Den här typen av texter syns ofta på diverse branschmässor och de riktar sig då till alla tänkbara målgrupper som kommer förbi montern. Det här är säljprocessens första fas, där syftet är att få folk intresserade.

Tekniska beskrivningar skickas också med i diverse offerter i nästa säljfas, där mottagaren är inköpare eller ingenjör. Förutom i säljprocessen används den tekniska beskrivningen vid konstruktion, installation och montage. Det är då främst tekniska data som används. Finns det en bra installationsmanual behövs inte den tekniska beskrivningen, men i många fall är den med där också.

De här dokumenten kan också användas i olika slags utbildningar för att förstå produkten. Det är alltså svårt att bestämma vilken som är den primära målgruppen för en sådan här informationsprodukt.

Ytterligare en svårighet hänger ihop med tekniska data, till exempel vikt, längd, höjd och så vidare. Vem äger dessa fakta? Ibland kan det finnas flera olika siffror på samma data. Skribenten vet inte alltid vem som sitter på rätt fakta. Enligt maskindirektivet måste tekniskt data alltid vara detsamma i manual, produktblad, webb och annat.

  • Publicera teknisk data internt på ett ställe och ha endast en ansvarig för varje post. Då är det möjligt att med olika tekniker länka in informationen i exempelvis en teknisk beskrivning.