Informationsmaterial

Här anpassas informationsprodukter efter dina behov och målgrupp. Det skapas tydlig, enkel och målgruppsanpassad information som är både kostnadseffektiv och går att återanvända. Några exempel på informationsmaterial är manualer, checklistor, presentationer, reservdelslistor och tekniska produktblad.

Manualer

Det finns många typer av teknisk produktinformation och även en hel del direktiv och förordningar att förhålla sig till. Det mest kända är maskindirektivet. Direktiven styr vilken information som måste finnas med, vilka språk det ska översättas till och en hel del andra regler.

Idag är det vanligt att information tas fram i formatet XML (Extensive Markup Language). En av fördelarna med XML är att det stöds av många olika editeringsverktyg. Det betyder att det inte krävs en onödigt dyr licens för att skriva informationen. Just nu är det stor efterfrågan på responsiv HTML.

Vill man visa utvald information ur sin dokumentation för en viss mottagare så är detta möjligt med hjälp av olika filter. Att skapa ett sådant system kräver mycket förberedelse så ett bra tips är att skapa ett visionsdokument där ni definierar hur ni vill kunna använda er dokumentation om 3-5 år. Utifrån det går det sedan att förbereda struktur och meta-data så att visionen blir möjlig.

Bild på en servicemanual.

Text till bild

På Condesign Devarion arbetar vi mycket med att omvandla text till bilder. Informationen blir lättare att ta till sig med hjälp av bilder och det minskar eventuella översättningskostnader.

Standarder

En av de standarder vi arbetar med är S1000D. Det är en standard för att dela in användar- och underhållsinformation i moduler som går att återanvända. S1000D har sitt ursprung i försvarsindustrin och används även av större bolag inom bland annat marin- och flygindustrin.

Att tänka på vid manualproduktion:

  • Vem skriver vad, för vem skriver vi och varför?
  • Indelning av rätt information i rätt manual
  • Ifrågasätt produktdesign som är komplex att beskriva. Genomtänkt design skapar förutsättningar för god användbarhet och därmed bra produktinformation.

Skillnaden på en underhållsmanual och en servicemanual

Skillnaden på en underhållsmanual och en servicemanual är kompetensen på användaren. Underhåll innebär arbetsuppgifter som en okvalificerad personal kan utföra, utan specifik utbildning. För att utföra service krävs istället en högre kompetens då uppgiften som ska utföras är mer avancerad.

I de flesta fall finns en manual för handhavande av konsumentprodukter, en användarmanual. Den innehåller ofta ett avsnitt med underhåll som kan utföras av en vanlig konsument. Det kan till exempel vara att byta filter, göra en lättare felsökning eller inspektera status på komponenter. Om någon ytterligare åtgärd behövs så behöver man kontakta en servicetekniker.

När en produkt behöver skruvas isär och få delar utbytta ska det göras av en annan person, någon med produktkunskap. Servicetekniker behöver ha en servicemanual som beskriver tillvägagångssättet, och som har en betydligt mer detaljerad information än en användarmanual.

När vi arbetar med underhålls- och servicemanualer upptäcker vi ofta att det saknas en eftermarknadsplan, och därav också en underhållsplan (maintenance schedule). Hur ofta de olika delarna ska kontrolleras eller hur länge produkten ska gå innan den byts. Eftermarknadsstrategier är bland det viktigaste hos produktproducerande företag idag. En serviceplan för de kommande tjugo åren skapar de inkomster som företaget ska leva på i framtiden.

För att dra ner kostnader:

  • Beskriv alla reservdelar i reservdelslistan i manualen var för sig och hur de byts enligt gängse direktiv. Undvik att bara skicka med en ritning.
  • Beskriv inte hur man byter alla reservdelar i manualen. Skicka istället med en instruktion med varje reservdel vid beställning av den. Manualen blir färdig tidigare och överflödig information minimeras.

Quick guides

En quick guide, eller snabbstartsguide, är en kort och visuell instruktion som snabbt visar hur du kommer igång med en produkt. Den innehåller minimalt med text och minskar översättningskostnader. Det optimala är att quick guiden innehåller så lite text att den kan användas oavsett språk.

  • Ha alltid en tydlig friskrivningsklausul på framsidan, av typen ”Denna quick guide ersätter inte installationsmanualen”.
  • Kom ihåg att ta med varningar!
  • Ibland är text lämpligare.

Checklistor

En checklista gör det enkelt att kontrollera procedurer, till exempel för garantiåtaganden. Det är möjligt att per automatik få ut en checklista direkt från en instruktion i XML. Om ni har andra bolag som sköter installation och service så kan ni övervaka det direkt, eller i efterhand, och få koll på att alla moment är åtgärdade och att checklistan är underskriven.

  • Anpassa gärna formatet till situationen. Är det lämpligt med en app i telefonen eller är ett utskrivet formulär bättre? Tänk på var jobbet ska utföras och vem som ska samla in data. Är det ute i fält, så att serviceteknikern kan föra in data direkt i en app, eller är det på hemmakontoret där någon för in resultaten från skrivna formulär?

Webbproduktion

Attraktiv, funktionell och lätt att uppdatera är en tumregel för såväl webbplatser och intranät som för appar. Skapa en levande webbnärvaro som erbjuder dina användare målgruppsanpassad, lättnavigerad information, och där stöd för t.ex. tjänster, säljprocesser och sociala medier kan integreras utifrån dina behov.

  • Gör det direkt klart vad du erbjuder. Även om vi många gånger tenderar att fokusera mer på grafik än text när det gäller design, är båda viktiga när du planerar rubriken på din hemsida. Använd sammanhängande bilder och text för att direkt berätta för dina besökare vem du är och vad du erbjuder.

Integrerat underhållsstöd, ILS

Genom att analysera tillförlitlighet, driftsäkerhet och underhållsbehov redan under produktutvecklingen kan du minska produktens totala livscykelkostnad. Ett proaktivt ILS-arbete är en av faktorerna bakom en optimerad uptime för användaren och säkerställer bland annat att dokumentation, reservdelar och utbildningsmaterial finns på plats när produkten lanseras, liksom processer för underhåll.

Marknadsmaterial

För att visa fördelarna med dina produkter eller ge en vision av hur det skulle kunna se ut är det bra att ta fram marknadsmaterial. Med en god teknisk förståelse knyts teknik och marknad ihop, och resultatet blir ett marknadsmaterial som era kunder kan relatera till sina behov.

Utöver säljargument och marknadstexter kan professionella animationer, foton, bilder och presentationer vara en del av en framgångsrik marknadsföring. En professionell presentation med tilltalande grafik och ett tydligt, pedagogiskt upplägg matchar form och funktion med innehållet för att se till att ditt budskap når fram. Välj ett konventionellt upplägg eller en mer dynamisk utformning med t. ex. länkningar i dokument eller till externa dokument utifrån innehåll, tillfälle och målgrupp. 

Med hjälp av fotorealistiska bilder visualiseras idéer och visioner, och du kan visa hur kundens framtid kan se ut med era produkter. Ett utmärkt sälj- och marknadsmaterial att visa upp i er marknadsföring, exempelvis på mässor och kundmöten.

  • Utgå från den tekniska dokumentation ni redan har när ni skapar marknadsmaterial. Genom att förenkla och anpassa informationen för era målgrupper får ni fram ett bra och relevant marknadsmaterial med genuina säljargument.

Processdokumentation

Processdokumentation kan vara dokumentation för processindustrin, eller att dokumentera en process. För oss är det båda varianterna.

Processindustri

Många underleverantörer resulterar i mycket dokumentation från olika håll. En av de svåraste delarna av leverans inom processindustrin är att det finns så många
underleverantörer och att det blir svårt att få struktur och helhet i arbetet.

För att få dokumentation av leverantörerna med den struktur ni önskar, och att få den i tid, är det viktigt att arbeta med rätt processer och kravställningar.

Se till att ta fram bra kravställningsdokumentation som inköpsavdelningen kan använda när delar köps in. På så sätt får ni en bättre struktur och kraven blir definierade och rätt ställda från början.

  • Se till att ta fram bra kravställningsdokumentation, som inköpsavdelningen kan använda när delar köps in. På så sätt får ni en bättre struktur och alla krav är definierade och rätt ställda från början.

Dokumentation av processer

Oavsett om vi tar fram instruktioner för ett flygplan, eller om hur kommunen ska hantera klagomål på sophämtningen, så är en instruktion en instruktion. Samma regler gäller. Enkelhet, tydlighet och målgruppsanpassad information fungerar för att beskriva alla former av processer.

Bild på poster med en process.

Reservdelskataloger

Många företag har inte koll på sin eftermarknadsstrategi, utan hjälper sina kunder genom att leverera reservdelar när behovet uppstår. På sikt kan det vara en dyr lösning. Kostnaderna för att underhålla alla reservdelar under många år äter snabbt upp vinsten från försäljningen. Idag säljer många företag sina produkter nästan helt utan vinstmarginaler, bara de får skriva ett serviceavtal. Det är på eftermarknaden pengarna ska tjänas.

På senare år har vi arbetat mycket med att sätta upp och underhålla serviceportaler, det centrala i den är en reservdelskatalog. Med dagens teknik går det att
skapa interaktiva modeller där du direkt kan snurra runt, spränga isär och peka ut den reservdel du behöver. Lägga den direkt i en varukorg eller högerklicka för att
öppna instruktionen för hur du byter ut den. Ladda ner instruktionen i lämpligt format eller titta på en animation inne i serviceportalen. Möjligheterna är många.

Det är möjligt att förbereda sin data, CAD-modeller och teknisk dokumentation, för att vara beredd på en sådan förändring.

Fördelar med effektiv reservdelshantering och -information: 

  • Minskad tid för driftstopp på maskiner och utrustning 
  • Mindre risk för felbeställningar 
  • Minskade tryck- och distributionskostnader för reservdelskataloger (pappersversioner) 
  • Möjlighet att upptäcka onormalt slitage tidigare genom genererade rapporter på förbrukade reservdelar
  • Högre servicenivå och leveranskvalitet

  • Märk ut reservdelarna redan i CAD-filen så kommer hela reservdelshanteringen bli lättare från början. Detta kan också underlätta olika typer av automation.  

Tekniska beskrivningar

Har du en teknisk produkt som du behöver beskriva, och tycker det är svårt att balansera språket mellan sälj och teknisk fakta? Tekniska beskrivningar, produktblad eller broschyrer har sällan bara en målgrupp och behöver anpassas efter tillfälle.

En mässa kan vara säljprocessens första fas och där är syftet är att få personer intresserade. I nästa fas kan det handla om en offert där tekniska beskrivningar skickas med, mottagaren kan vara en inköpare eller ingenjör.

Förutom i säljprocessen används också den tekniska beskrivningen vid konstruktion, installation och montage, det är då främst tekniska data som används. Om det finns en bra installationsmanual behövs inte den tekniska beskrivningen, men i många fall är den med där också. Tekniska beskrivningar kan också användas i olika slags utbildningar för att förstå produkten.

Enligt maskindirektivet måste tekniskt data alltid vara detsamma i manual, produktblad, webb och annat. Därför är det viktigt att hålla kraven som maskindirektivet ställer.

Bild på datablad.

  • Publicera teknisk data internt på ett ställe och ha endast en ansvarig för varje post. Då är det möjligt att med olika tekniker länka in informationen i exempelvis en teknisk beskrivning.