Analys

Ibland får vi i uppdrag att undersöka hur vi skulle göra för att förbättra ett företags produktinformation. Det kan vara olika orsaker som föranlett uppdraget, men ofta är det frågan om man ska byta verktyg som leder till att man tar in en konsult. I de flesta fall är det dock processen som är problemet. Man måste alltid titta på alla delar, då det är helheten som leder till resultatet: verktyg, information och processer.

När man ska handla upp ett nytt verktyg bör man fokusera på att först ta fram processen för hur man skriver sin dokumentation. Steg två är sedan att ta fram ett verktyg som stödjer det sättet att arbeta. Alltför ofta börjar man tvärtom med att köpa ett verktyg, sedan går all kraft åt till att förändra dokument och process för att passa in i det nya verktyget.

Informationsanalys

Målet med en informationsanalys

Målet med en informationsanalys är ofta en informationsmodell, ett dokument som handlar om dokumenten. Informationsmodellen förklarar hur dokumentationen ska upplevas av kund, vilka typer av dokument som ska ingå, vilka målgrupper varje dokument har och vilka kapitel som ska ingå i varje dokument.

Leverabler vid en fullständig analys är:

  • informationsmodell
  • dokumentinstruktion
  • dokumentmallar
  • exempeldokument

För att få en komplett bild bör man också se över logistiken, hur dokumenten distribueras. Trycker man och lägger med manualer på samtliga målspråk vid produktionsorten, eller använder man en print-on-demand-lösning vid distributionscentralen, så att man bara lägger i rätt målspråksmanual? Här finns det mycket pengar att spara.

Arbetsgången i en informationsanalys brukar vara:

  • Genomläsning av en stort antal dokument
  • Intervjuer av personer på olika poster i företaget, ca 6-12 stycken
  • Gemensam workshop för att få samsyn
  • Rapport med upptäckter och lösningar

  • Ta först fram er arbetsprocess, införskaffa därefter ett verktyg som stödjer ert arbetssätt.
  • Se över om distributionen av era produkter går att effektivisera.